Zeitmanagement - Outlook gezielt einsetzen

E-Mails gehören heute für fast alle von uns zum täglichen Handwerkszeug dazu. Schnell wird aus dieser - sehr nützlichen - Erfindung aber auch ein kleiner Plagegeist. Zu viele E-Mails überfrachten den Posteingang und am Ende tönt es aus dem Lautsprecher des PCs wieder "E-Müll für Dich!". Dabei kann jeder von uns mit ein paar Grundeinstellungen Outlook zu einem echten Freund und Unterstützer vom eigenen Zeitmanagement machen.

 

Tipps für Ihre Outlook Nutzung im Zeitmanagement

 

Tipp 1 | Benachrichtigungen ausschalten

Schalten Sie die Benachrichtungen für eigehende E-Mails unbedingt aus! Der kleine Briefkasten unten rechts auf dem Bildschirm bringt uns sonst dazu, immer und sofort bei eingehenden E-Mails mal schnell eben nachzuschauen (wir sind halt alle neugierig!).

 

Tipp 2 | E-Mail nur einmal anfassen

Jede E-Mail wird nach Möglichkeit nur einmal angefasst. Dann entscheiden Sie, ob Sie diese

  • a. gleich wegwerfen
  • b. sofort bearbeiten / beantworten
  • c. diese ablegen, da es sich um ein wichtiges Dokument handelt
  • d. diese weiter delegieren
  • e. aus der E-Mail eine Aufgabe mit Zeitstempel machen

 

Tipp 3 | E-Mail wird zu einer Aufgabe

Um die ganzen Aufgaben, die per E-Mail reinkommen nicht aus den Augen zu verlieren, empfehle ich Ihnen, diese E-Mails sofort in eine Aufgabe umzuwandeln. Dazu einfach auf die E-Mail mit der rechten Maus klicken, die Maus gedrückt halten und auf die Navigationsleisten "Aufgabe" unten links ziehen und anschließend die Maus wieder loslassen. Mein Tipp: Nutzen Sie jetzt bei der Auswahl die Option "mit Anlage", da so Ihre Aufgabe leichter zu lesen bleibt. Wichtig:

  • a. Geben Sie der Aufgaben einen klaren Namen. Z.B. "Projekt x: Demosoftware für Kundentermin am 18. besorgen"
    und
  • b. Geben Sie der Aufgabe gleich einen festen Zeitschlitz (Fällig am).

 

Tipp 4 | Betreffzeile - klare Regeln

Führen Sie in Ihrer Gruppe, in Ihrem Unternehmen klare Regeln für die Betreff Zeile ein. Beispiele:

  1. Die Betreffzeile gibt immer eine kurze Zusammenfassung der E-Mail (Worum geht es?)
  2. Der Anfang der Betreffzeile zeigt an, was mit der E-Mail zu tun ist (To-Do:..., Zur Info: ...)

 

Tipp 5 | Regeln für eigehende E-Mails

Nutzen Sie klare Regeln für Ihren Posteingang. Zum Beispiel werden alle E-Mails, in denen Sie CC auftauchen gleich in einen Ordner mit der Titel "Noch zu Lesen" verschoben: Newsletter und andere E-Mails verschwinden ebenfalls gleich in einen entsprechenden Ordner. So behalten Sie im Posteingang den Überblick, da dieser "nur" die wirklich wichtigen E-Mails enthält.

 

 

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