Besprechungen und Meetings effizient gestalten

Besprechungen oder Meetings sind heute für viele von uns ein fester Bestandteil der Arbeit und benötigen daher nicht selten einen Großteil der täglichen Arbeitszeit. Doch, wie lassen sich Besprechungen besser / effizienter gestalten? Hier 7 Praxistipps, wie Sie Ihre Besprechungen zukünftig noch etwas effizienter gestalten können.

Praxistipps für Ihre Besprechung:

Tipp 1 | Vermeiden Sie Besprechungen

Braucht es wirklich immer eine Besprechung, um einen Punkt zu klären? Nein! Sehr häufig tut es auch eine kurze Abstimmung per Telefon oder E-Mail. Daher stellen Sie sich bewusst die Fragen: "Müssen wir diese Besprechung wirklich durchführen? Was passiert, wenn wir es nicht tun? Wie könnten wir den Punkt auch anders klären?"

Tipp 2 | Laden Sie so wenige Teilnehmer wie möglich ein

Wer hat das nicht schon selber einmal erlebt? Da sitzen viele Menschen im Besprechungszimmer und nur ganz wenige sind überhaupt vorbereitet oder können wirklich etwas beitragen. Aber spätestens, wenn der Chef mit im Raum ist, gilt es, sich zu positionieren. Die Folge: Es wird viel gesprochen, aber wenig gesagt. Daher stellen Sie sich die Fragen: "Wer muss wirklich an der Besprechung teilnehmen? Wer kann etwas zur Problemlösung beitragen?"

Tipp 3 | Verschicken Sie eine klare Agenda und Aufgaben zur Vorbereitung

Eine Studie aus dem letzten Jahr unterstreicht es noch einmal ganz deutlich: 71% der befragten Manager sagten aus, dass Besprechungen schlecht vorbereitet sind. Daher: Verschicken Sie eine E-Mail / Einladung an alle Teilnehmer mit folgenden Informationen:

Was ist das Ziel der Besprechung?
Wie sieht die Agenda / Struktur aus?
Wer muss sich für welche Punkte vorbereiten, um die Besprechung möglichst effizient zu gestalten?
Und natürlich auch: Wo findest es statt? Wann? Und wie lange dauert die Besprechung?

Tipp 4 | Starten Sie pünktlich

Wenn Sie erst einmal anfangen auf die letzten Kollegen zu warten, treten Sie eine Lawine los. Diejenigen, die rechtzeitig gekommen sind, fragen sich: "Wozu bin ich eigentlich pünktlich gekommen?" Die Folge: Das nächste Mal kommen Sie tendenziell auch etwas später. Die Damen und Herren, die eh später gekommen sind, fühlen sich bestätigt: "Es hat ja noch gereicht". Daher: Starten Sie pünktlich und ziehen Sie Ihre Besprechung durch!

Tipp 5 | Schreiben Sie noch während der Besprechung das Protokoll

Es gibt immer noch die Situation, dass während der Besprechung ein Protokoll provisorisch (schnell) per Hand geschrieben und irgendwann noch einmal (wenn dafür Zeit ist) abgetippt wird. Daher: Schreiben Sie NUR 1 Protokoll und dieses sofort während der Besprechung. Wenn Ihre Handschrift es erlaubt, reicht auch eine handschriftliche Version vollkommen aus. Scannen Sie diese anschließend ein und verschicken Sie diese per E-Mail an die Teilnehmer. Das spart Zeit und alle haben das Protokoll zeitnah in den Händen.

Tipp 6 | Nutzen Sie Randzeiten oder bleiben Sie doch mal stehen

Starten Sie Ihre Besprechung das nächste Mal doch bewusst um 11:30 Uhr oder kurz vor Feierabend. Sie werden sehen, dass alle plötzlich motiviert sind, das Thema zügig zu besprechen. Alternativ oder auch ergänzend dazu, kann man eine Besprechung auch gerne mal im Stehen abhalten. Damit schleicht sich erst gar nicht diese Gemütlichkeit einer Besprechung bei Kaffee und Kuchen ein.

Tipp 7 | Verkürzen Sie die Zeit

Kennen Sie das Parkinsonsche Gesetz? Es besagt, dass je mehr Zeit wir für eine Aufgabe zur Verfügung haben, wir diese - zur Verfügung stehende Zeit - auch ausnutzen. Daher: Verkürzen Sie die Zeit für Ihre Besprechung und erhöhen Sie damit den Druck, schneller fertig zu werden. Es wirkt Wunder!